Devis, bon de commande, facture : à quoi sert chaque document
Trois documents que l'on confond souvent, et qui ont chacun leur rôle. Bien les utiliser évite les malentendus avec vos clients.
Un client qui conteste un prix ou une quantité, c'est presque toujours un accord qui n'a pas été écrit au bon moment. Le devis, le bon de commande et la facture servent justement à écrire les choses, chacun à une étape différente.
Le devis : ce que vous proposez
Le devis décrit ce que vous allez vendre ou faire, à quel prix et dans quel délai. Il vient avant la vente. Tant que le client ne l'a pas accepté, rien n'est conclu. Indiquez-y une durée de validité : vos prix d'achat peuvent changer.
Le bon de commande : ce que le client accepte
Le bon de commande confirme que le client est d'accord. C'est à partir de lui que vous préparez la marchandise ou que vous commencez le travail. Un devis signé par le client joue le même rôle.
La facture : ce que le client doit
La facture vient après la livraison ou la prestation. Elle reprend ce qui a réellement été fourni et fixe le montant à payer et la date limite. C'est elle qui compte dans vos comptes.
Garder le fil entre les trois
Le plus important est que les trois documents se suivent : la facture doit correspondre à la commande, et la commande au devis. Quand un élément change en cours de route, écrivez-le avant de facturer, pas après.
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